Zoomで資料を共有するときは、会議中に見せる資料と、終了後も相手が使う資料を分けて準備します。前者は画面共有、後者は許可されたファイルやリンクの配布が必要です。共有する前に、余計なページや通知が映らないか確認しましょう。
ワクちゃん：「会議で見せた資料、あとで相手も読み返せるよね？」
チャピ吉：「画面共有だけなら手元に残らないよ。必要なら配布方法を用意しよう」
ズーム資料共有：作業前の確認
使う資料を開き、共有する窓を絞ります。別の資料や個人情報を閉じ、参加者の共有権限があるか確認します。
操作手順
共有機能から資料のウィンドウを選びます。相手に正しいページが読めるか聞き、操作を進めます。配布する場合は、使用可能な共有先から必要な権限で渡します。
目的別の設定
説明を見てもらうだけなら画面共有にし、編集用の元データが必要なら配布します。デスクトップ全体を見せる場合は、切り替えた別窓や通知の露出に注意します。
うまくいかないとき
共有できない場合はホストの設定や管理者の制限を確認します。画面共有を許可してもらうことと、資料の閲覧権限を付けることは別に扱います。
完了後の確認｜バージョン確認
共有停止を確認し、配布先が目的の版を開けるかを確かめます。資料内に共有対象外の情報を残していないかも点検します。
ワクちゃん：「上映会をしただけで、本を配った気になっていたね」
チャピ吉：「見せる版と配る版が合っているかも確認しよう」